El software de Planificación de Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning en inglés, de ahí las siglas ERP) es una de las soluciones informáticas más comunes en las empresas. Desde las pequeñas y medianas empresas a los titanes de todos los sectores económicos, es la pieza esencial para el funcionamiento de cualquier negocio, desde el presupuesto anual hasta los pagos a proveedores pasando por la analitica de los datos o la planificación de recursos, todo pasa por el ERP.

¿Qué diferencia al ERP de otras herramientas empresariales?

Las mayores cualidades del ERP frente a otros programas se resumen en dos palabras:

1. Configuración: un ERP se puede modificar para atajar las necesidades empresariales que vayan apareciendo, ya que éstas van cambiando a lo largo de un mismo FY.
2. Graduación: un ERP debe contar con varios módulos diferenciados para gestionar cada uno de los departamentos de una empresa u oficina. Todos estos módulos comparten una base de datos y, por tanto, emplean la misma información.

Gracias a estos dos rasgos, el ERP es una herramienta fantástica para facilitar muchos procesos de la empresa, llevando a una mayor productividad, una estructura IT más sencilla y personalizable y una reducción de costes generales.

Los distintos niveles de proveedores de ERP

Precisamente, el ser una herramienta tan importante para el funcionamiento de una empresa, existen muchísimos proveedores, cada uno con su visión propia. Esto también ayuda a que haya una amplia oferta de precios, aptos para todos los presupuestos. Es importante clasificarlos para conocer sus capacidades y a qué tipo de clientes suelen atender. Este ranking, aunque no es oficial, se emplea con mucha frecuencia:

1. ERPs de 1º nivel: las soluciones diseñadas para empresas grandes y diversificadas, que probablemente tienen un perfil internacional. Estas empresas cuentan con miles de usuarios y transacciones, y todo debe pasar por los sistemas. El nivel más exclusivo y menos poblado, al contar con muy pocos clientes potenciales. Los proveedores más populares son SAP y Microsoft Dynamics.
2. ERPs de 2º nivel: un nivel más poblado, diseñado para vendedores y clientes de nivel medio, que son bastante más frecuentes. SAGE, Epicor y SYSPRO son los más destacados.
3. ERPs de 3º nivel: orientados a trabajar con PYMEs que trabajen en un único mercado y país. Empresas regionales y locales de ERP como tronco principal, que son poco conocidos fuera de su territorio.

Las líneas entre estos niveles siempre se ven distorsionadas. Los vendedores de primer nivel intentan vender a negocios más pequeños soluciones económicas, mientras que los de segundo nivel buscan algún cliente en la élite del primer nivel. Esto hace muy difícil clasificar proveedores de primer y segundo nivel. También se distinguen los software por su despliegue: local, en la nube o híbrido. A mayor tamaño, mayor despliegue local.

¿En qué tengo que fijarme al elegir distintos ERPs?

Para finalizar, te damos algunas preguntas que te debes hacer a la hora de seleccionar un ERP. Todo este proceso debe comenzar con una conversación para transmitir la necesidad (o no) de un ERP a tus trabajadores y socios, que también debe incluir las mismas preguntas:

1. ¿Tengo una necesidad concreta? En caso afirmativo, ¿Necesito una solución especializada?: te ayudará a escoger un software prediseñado apropiado, al que poder hacer las configuraciones oportunas.
2. ¿Cuánto trabajo tengo? ¿Cuánto pierdo en actividades diarias? ¿Se me escapa algún proceso de momento?: podrás delimitar el nivel de vendedor a contactar y los módulos que necesitas: inventario, capital, RRHH, …
3. ¿Qué presupuesto tengo? ¿Me será rentable? Las dos preguntas más importantes. Si la rentabilidad no está entre las grandes ventajas para tu empresa, tal vez deberías considerar explorar otras alternativas.

Una vez estas preguntas tengan respuesta, podrás comenzar el proceso de selección de un ERP o de otros softwares fuera de ese campo que te completen esas tareas. Llevar tu negocio al siguiente nivel es una tarea compuesta: comunicación, preparación y, finalmente, ejecución. Solo así tendrás un despliegue exitoso de cualquier solución o herramienta.