Si hay algo que nos ha mostrado esta nueva etapa de trabajo desde casa, es la importancia que tienen las reuniones laboralmente. Las reuniones son un elemento clave en nuestra vida laboral, nos guste o no: nos ayudan a poner objetivos en común, compartir información o comunicar problemas que tengamos.

Hay una razón por la que las reuniones no nos abandonan: no podemos vivir sin ellas. ¿La trampa? Las hemos convertido en elementos tan esenciales que las hemos banalizado: convocamos más reuniones, las alargamos más y muchas veces con temas poco relevantes.

¿Qué opinamos sobre las reuniones?

Podemos hacernos muchas preguntas sobre la influencia que tienen las reuniones en nosotros. Las ultimas encuestas publicadas en el portal otter.ai arrojan estadísticas muy interesantes alrededor de la percepción general de las reuniones en nuestras oficinas, entre ellas destacan que:

• Los empleados ejecutivos pasan un 50% de su tiempo en reuniones
• Un 67% de los empleados consideran que las reuniones comienzan a afectar a su productividad
• Más de un 35% de los empleados afirman emplear entre 2-5 horas en reuniones y llamadas

La web publica, además otro dato muy curioso: los empleados pierden 4 horas a la semana en la preparación de reuniones, lo que quiere decir que ya no es que perdamos tiempo en reuniones, sino que lo perdemos también preparándonos para ellas. Si realizamos una búsqueda online, la pérdida de tiempo es el problema más señalado siempre por artículos e informes. Algo que mucha gente esperaba que cambiase con la integración de las reuniones digitales pero que, de nuevo, no ha hecho más que llevar este problema fuera de nuestra oficina.

¿Cómo mejoro mis reuniones?

Con todo lo que acabamos de comentar, ¿podemos decir que la solución es terminar con las reuniones? Por supuesto que no. Las reuniones pueden ser extremadamente útiles cuando se usan bien, como hemos señalado anteriormente y, por tanto, la mejor opción será siempre mejorar en el momento de ejecutarlas. Algunas de las claves más importantes para ello las tienes a continuación:

1. Planificación: define los objetivos de la reunión, informa a todos los participantes y limita franjas para cada punto. Usa las agendas digitales y físicas disponibles y compártelas para mostrar tu compromiso.
2. Limitación: especialmente en las reuniones de «status update». Si se trata de una reunión recurrente muévela al día con menos actividad de la semana para no cortar el ritmo de trabajo. Si hablamos de reuniones de negocio o informativas, limítalas por objetivos y la relevancia de la información mostrada y priorízalas sobre las de seguimiento.
3. Espacio y tiempo: elige un entorno apropiado (incluso si es de manera digital), sé puntual y no desperdicies tiempo con temas fuera de la agenda. Al finalizar, destina un poco de tiempo para revisar correo y llamadas de compañeros fuera de la reunión para incluirles si es necesario.
4. Conclusión y dudas: termina la reunión destacando los puntos más importantes y resalta los aportes y acuerdos alcanzados. Escribe un informe a compartir con los participantes e interesados. Resuelve algunas dudas en el momento y, las que no sea posible, añade tu respuesta al informe para todos.

Con estas claves, estamos seguros de que contribuirás a mejorar la experiencia de reunión tanto tuya como de tus compañeros/empleados y a que mantener una reunión les anime a ordenar las ideas y participar en los puntos que consideren que pueden contribuir más.

Reducir las reuniones, no la colaboración

Si volvemos nuestra mirada al informe que hemos compartido al principio, aparece otra curiosidad que no debe pasar desapercibida: con el confinamiento, aumentaron el número de reuniones por empleado para compensar la no presencialidad. Sin embargo, muchas veces estas reuniones eran muy breves (15-30 min) y con pocos participantes.

¿Por qué hay que destacarlo? Porque este tipo de comunicaciones no son necesarias como reuniones, sino que se pueden emplear espacios de trabajo (como los ofrecidos en Teams). De esta manera, aunque no sea de manera física, fomentarás una comunicación abierta y más informal entre empleados, lo que siempre ayuda a crear un ambiente más distendido e incluso productivo dentro y fuera de la oficina.

En resumen, comunícate más con tus compañeros de trabajo, pero explora (mucho) más allá de las cuatro paredes de la oficina y las reuniones a las que estás tan acostumbrado. Busca actividades, charlas y debates grupales que ayuden a una comunicación natural y que, como complemento, haga más felices y dispuestos a todos.