La humanidad siempre ha estado familiarizada con el papel, de una forma u otra durante miles de años. Este medio atemporal ofrece una forma de documentar de las más importantes de la historia, así como de plasmar el arte, por ejemplo. Sin embargo, con el paso del tiempo, la demanda de papel ha aumentado significativamente al igual que su consumo y digamos que no es del todo sostenible. ¿Es posible una oficina sin papeles?

Los últimos 40 años han visto un aumento de la demanda de un 400% y, como decíamos, está más que claro que el impacto en el medio ambiente es más que significativo. La deforestación, en particular, es una preocupación importante en algunas partes del mundo, como en el Amazonas. Por lo tanto, ha habido desde hace tiempo un clamor para reducir las montañas de papel que distribuimos en forma de cartas, documentos, escritos (en el mundo jurídico, por ejemplo), etc.

Dado el reciente cambio hacia el trabajo remoto, las empresas están comenzando a darse cuenta de que no necesitan depender del papel tanto como antes. Es de esperar que su uso siga disminuyendo con el tiempo. Podemos agradecer principalmente tanto a las tecnologías modernas como a la computación en la nube el hecho de demostrar que se pueden realizar grandes cantidades de trabajo en línea.

Esto es muy fácil de decir, sin embargo, no es nada sencillo de llevar a la práctica en todos los sectores. Los archivos digitales son más limpios, más eficientes y permiten que varios colegas separados los vean a la vez o colaboren entre sí. Ahora podría ser el mejor momento para transformar el trabajo en una «oficina sin papeles» de una vez por todas.

¿Es posible una oficina sin papeles?

Ante la pregunta de por qué dejar de usar papel, desde un punto de vista de la responsabilidad social corporativa, hacerlo tiene más sentido que en cualquier otro punto de vista. Las cifras de ORS Group sugieren que el trabajador promedio en Reino unido utiliza unas 10.000 hojas de papel. Esto es el equivalente anual a cuatro cajas.

Si bien esto puede no parecer mucho, el número se vuelve infinitamente más serio cuando se tiene en cuenta la cantidad total de empleados en Reino Unido (o cualquier otro país). Se estima que 6.800 de esas 10.000 hojas son un desperdicio.

Desde una perspectiva financiera, un mejor uso de los recursos y la reducción del desperdicio solo pueden beneficiar a las cuentas de la empresa. Ya sea que esto se traduzca en ahorros puros o, simplemente permita a una organización desviar recursos adicionales para agregar valor a otra parte.

Sin embargo, existen riesgos. Los datos digitales siempre plantean problemas de seguridad. Tanto da que la información esté guardada físicamente como digital, la llegada del GDPR significa que las empresas deben mantener un control mucho más estricto de todos los activos que contienen datos confidenciales.

No obstante, el papel conlleva sus propios riesgos. Los documentos pueden pasar fácilmente a las manos equivocadas cuando se dejan tirados en cualquier lado. Tampoco se puede hacer una copia de seguridad del papel en caso de eliminación accidental. Los documentos digitales pueden protegerse mediante protocolos de autorización y se pueden realizar copias de seguridad automáticas, tanto en servidores locales como en la nube.

¿Cómo dejamos de usar papel?

Hay varias posibilidades inteligentes que las empresas pueden hacer en su búsqueda por dejar de usar papel. Estas incluyen tácticas de sentido común, como educar a los empleados o usar impresoras inteligentes que ahorren y a las que se pueda acceder únicamente con una tarjeta de identificación, por ejemplo.

Alentar a los empelados a imprimir sólo cuando sea necesario y hacerlo por ambos lados del papel, también ayuda a reducir el desperdicio.

Sin embargo, en última instancia, se trata de obtener beneficios. Si los empleados piensan que es simplemente una medida de reducción de costes, es posible que no se lo tomen demasiado en serio, «no es su problema». Sin embargo, si entienden que esos costes pueden ayudar a garantizar la salud de la empresa y medio ambiente, o reinvertirse en otra parte de la empresa, puede que pongan más de su parte.

Otros objetivos pueden ser reducir el desorden, crear procesos más eficientes o sencillos que ir a la impresora a imprimir o reducir la entrada de datos monótona.

Pero… ¿Es posible dejar atrás el papel?

En realidad, a pesar de que dejar de usar papel es una ambición que lleva décadas entre nosotros, puede estar destinada a ser un sueño imposible. A veces, los editores simplemente prefieren trabajar en papel físico, ocasionalmente requieren «firmas húmedas» para firmar la documentación legal. Además, pensemos en todos esos trabajos en los que sí o sí necesitamos impresión, como el reparto de flyers en ferias comerciales o para anunciar la sesión de yoga de la semana siguiente.

En lugar de una eliminación completa del papel, es más plausible un «enfoque de papel ligero». Este se enfoca en reducir al máximo la dependencia del papel, dejándolo sólo para las cuestiones que sí o sí necesitan el soporte físico.